بسیاری از کسب و کارهایی که قصد مدیریت ارتباط با مشتریان شان را دارند، در انتخاب بین اکسل یا CRM دچار مشکل می شوند که از کدام یک استفاده کنند. در حالی که اکسل یک نرم افزار با قابلیت های ویژه و کاربردی است، نرم افزار CRM یکی از ایده آل ترین نرم افزارهای ارتباط با مشتریان است که بسیار جامع و کامل است.
اگرچه اکسل یک برنامه کاربردی منعطف است و برای شروع استفاده از آن به حداقل دانش نیاز دارید، اما شرکت های بزرگ و کوچک برای انجام بهتر مدیریت ارتباط با مشتریان شان به یک سیستم بهرت، حرفه ای تر و کامل تر نیاز دارند. در این مقاله قابلیت های فایل اکسل در مقابل CRM را بررسی می کنیم.
CRM چیست؟
در بررسی اکسل یا CRM ابتدا باید بدانیم سی آر ام چیست؟ نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یک راهکار همه کاره برای کسب و کارها جهت مدیریت تعاملات مشتری، فروش، بازاریابی و خدمات مشتری است. CRM ها با پایگاه های داده ای ساخته شده اند که به طور خاص برای ثبت اطلاعات و تعامل مشتری طراحی شده اند. در واقع، CRM ها به ابزاری ضروری برای کسب و کارها در اندازه های بزرگ، متوسط و کوچک تبدیل شده اند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این باره می توانید مقاله نرم افزار CRM چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید.
آیا می توان از اکسل به عنوان CRM استفاده کرد؟
از نظر فنی بله یک کسب و کار نوپا، پر از انرژی و اراده، معمولا توسط یک نفر هدایت می شود. آنها روابط با مشتری را مدیریت می کنند، همه مشتریان خود را می شناسند و می توانند هر زمان که نیاز باشد با تلفن یا ایمیل با او ارتباط برقرار کنند. اگر شما هم چنین وضعیتی دارید، پس بین اکسل یا CRM، اکسل یک انتخاب منطقی برای مدیریت روابط با مشتری است. زیرا ارزان – تقریبا رایگان –برای استفاده راحت، و به آسانی در دسترس است.
مشکلات استفاده از فایل اکسل در مقابل CRM
رشد کنترل نشده فایل های اکسل
تصور کنید کسب و کار شما در حال رشد و تیم شما در حال توسعه است. اکنون شما یک تیم فروش دارید که با مشتریان متعدد سروکار دارد، چندین سرنخ را ردیابی می کند، با این حال هنوز برای پشتیبانی، گزارش و نظارت بر تلاش های آنها به صفحه گسترده اکسل متکی هستید.
استفاده از فرمول پیچیده
دومین مشکل در بررسی اکسل یا CRM استفاده از فرمول پیچیده است. در صفحهگسترده اصلی، یکی از کارکنان فرش کار هوشمندانهای انجام میدهد – برای مثال، اضافه کردن جداول محوری، استفاده از فرمولها، و غیره – با این حال هیچکس دیگری دقیق نمیداند او چه کاری انجام داده است.
مشکلات صفحه گسترده اکسل
خطاها در فرمول های فایل اکسل در مقابل CRM رایج هستند و ردیابی آنها سخت است. حتی خطاهای کوچک می تواند عواقب بزرگی داشته باشد. به عنوان مثال، یک اشتباه در محاسبه ارزش خط لوله فروش می تواند منجر به مشکلات مهمی در پیش بینی دقیق درآمد شود.
بدون امکان حسابرسی یا قابلیت ردیابی تغییرات
چالش دیگر در موضوع اکسل یا CRM، ناتوانی اکسل در ردیابی تغییرات است. وقتی شخصی تغییری در صفحهگسترده شما ایجاد میکند، نمیتوانید ببینید چه بوده، چه کسی این کار را انجام داده است، چرا یا حتی چه زمانی. همچنین نمی توانید مطمئن باشید که اطلاعات حتی در حال به روز شدن هستند یا نه.
انطباق با الزامات GDPR مشکل است
به این چالش ها، الزام رعایت «مقررات حفاظت از داده ها» (GDPR) را هم اضافه کنید. نمونه ها یا داده های شخصی، در مکان های مختلف، مدیریت موثر و حرفه ای حفاظت از داده ها را غیرممکن می کند. اکسل هرگز برای پشتیبانی از استانداردهای حفاظت از داده طراحی نشده است.
چرا باید از یک سیستم CRM برتر از اکسل استفاده کنیم؟
برای انتخاب بین اکسل یا CRM باید بدانید که جهت نگهداری سوابق دقیق و قادر ساختن تیم خود به مدیریت موثر روابط با مشتری، به یک پایگاه داده نیاز دارید – نه یک اکسل. یک سیستم CRM به طور خاص طراحی شده است تا به کسب و کارها کمک کند تا روابط پیچیده مشتری را ثبت، پیگیری و مدیریت کنند.
چرا کسب و کار من به CRM نیاز دارد؟
در بررسی کارآیی اکسل یا CRM و اینکه آیا کسب و کار شما به CRM نیاز دارد یا نه، باید سوالات زیر را از خود بپرسید:
- آیا داده های مشتری شما در بیش از یک مکان ذخیره می شود زیرا اکسل نمی تواند همه چیزهایی را که برای ضبط نیاز دارید انجام دهد؟
- آیا داده های مشتری در صندوق های ایمیل شخصی به این دلیل است که در یک فیلد در صفحه گسترده قرار نمی گیرند؟
- آیا با مشتری تماس گرفته اید، و متوجه شده اید که شخص دیگری در تیم شما دیروز تماس گرفته است، یا بدتر از آن؟
- آیا همه اعضای تیم فروش فرض کرده اند که شخص دیگری قرار است با مشتری احتمالی تماس بگیرد، بنابراین هیچ کس این کار را نکرده است؟
- آیا باید حجم زیادی از فعالیت ها را باید انجام دهید تا چشم انداز روشنی از خط لوله فروش آینده خود داشته باشید؟
- آیا نگران این هستید که با مشتریان بالقوه شما در زمان های مناسب تماس گرفته نشود یا اینکه یک سرنخ ارزشمند از شبکه خارج شده باشد؟
- آیا هر پیشرفت جدیدی در بازاریابی و تعامل با مشتری شما منجر به ایجاد یک صفحه گسترده جدید می شود؟
اگر به هر یک از اینها پاسخ «بله» دادهاید، یا اگر مشتریان بیشتری نسبت به صفحهگسترده اکسلتان جذب میکنید، یا روابط شما با مشتری در حال پیچیدهتر شدن و ردیابی آنها مشکل است، پس زمان آن است که در مورد ارتقاء به یک CRM مانند سی آر ام کاواک فکر کنید.
7 تفاوت بین اکسل و CRM چیست؟
اکسل و CRM هر دو توسط کسب و کارها برای مدیریت داده ها و بهبود عملیات استفاده می شوند. در حالی که اکسل یک ابزار محبوب برای مدیریت داده ها است، اما فاقد قابلیت های قوی یک سیستم CRM است. در اینجا 7 تفاوت اصلی بین Excel و CRM آورده شده است:
1)- گزارش
در بحث گزارش دهی اکسل یا CRM، هر دو گزارش های ارائه می دهند. در حالی که اکسل می تواند نمودارها و چارت ها را تولید کند، اما CRM گزارش های دقیق و قابل تنظیم ارائه می دهد. اینها می توانند عملکرد فردی و تیمی، نرخ جذب مشتری، نرخ تبدیل و موارد دیگر را نشان دهند.
2)- به روزرسانی در زمان واقعی
از نظر به روزرسانی داده ها بین اکسل یا CRM تفاوت های زیادی وجود دارد. با یک CRM، داده ها در زمان واقعی به روز می شوند و با سایر بخش ها و واحدهای تجاری همگام می شوند. اکسل برای به روز رسانی دستی اطلاعات به افراد متکی است که خطر تکرار و خطا را به همراه دارد.
3)- اتوماسیون
یک سیستم CRM می تواند بسیاری از فرآیندها مانند ایمیل، صورتحساب، جذب سرنخ و حتی مدیریت رسانه های اجتماعی را خودکار کند. اکسل فاقد قابلیت های اتوماسیون یک سیستم قدرتمند CRM است. اتوماسیون می تواند با ساده کردن کارهای تکراری و کاهش خطر خطا در زمان و هزینه های کسب و کارها صرفه جویی کند.
4)- داده های متمرکز
با یک CRM، داده های مشتری متمرکز است و به تیم ها اجازه می دهد به راحتی به اطلاعات دسترسی پیدا کنند و در صورت نیاز آنها را به روز کنند. این سیستم از ایجاد مراکز اطلاعات متعدد در بخش های مختلف در سراسر شرکت جلوگیری می کند.
5)- سفارشی سازی
سیستم های CRM را می توان برای رفع نیازهای خاص یک کسب و کار سفارشی سازی کرد که منعکس کننده خطوط لوله فروش خاص، ردیابی سفارشی و فرآیندهای خودکار است. در صورتی که اکسل این قابلیت ها را ندارد.
6)- مقیاس پذیری
یک سیستم CRM می تواند با کسب و کار شما توسعه یابد، و با نیازهای شما رشد کند. اما اکسل مانند سیستم های CRM مقیاس پذیر نیست. مقیاس پذیری برای کسب و کارهایی که نیاز به رشد و انطباق با شرایط متغیر بازار دارند ضروری است. برای مثال، کسبوکاری که بازارهای جدیدی را مییابند، ممکن است نیاز به اضافه کردن کاربران جدید به سیستم CRM خود داشته باشد.
7)- خدمات مشتری
یکی از تفاوت های بین اکسل و CRM، که انتخاب بین اکسل یا CRM را راحت تر می کند، بخش خدمات مشتری است. یک سیستم CRM یکپارچه ابزارهایی را برای مدیریت و ردیابی تعاملات مشتری در اختیار تیم های خدمات مشتری قرار می دهد. در مقابل، اکسل ابزار یا ویژگی هایی برای مدیریت فعالیت های خدمات مشتری ندارد.
نتیجه
وقتی نوبت به مدیریت تعاملات مشتری و ایجاد بینش تجاری می رسد، تفاوت بین اکسل و CRM واضح است. در حالی که اکسل به طور قطع میتواند برای سازماندهی ساده دادهها مفید باشد، یک سیستم CRM ابزارهایی را برای کسبوکارها فراهم میکند که برای ارتقای روابط با مشتری به نیاز دارند. اگر هنوز در انتخاب بین اکسل یا CRM مردد هستید و به صفحات گسترده اکسل پایبند هستید، زمان آن فرا رسیده است که راه هایی را که یک نرم افزار مانند کاواک می تواند کسب و کار شما را متحول کند در نظر بگیرید.
دیدگاه بگذارید